1on1ミーティングを行いたいものの、時間がない、何を話せばいいか分からない、アドバイス方法が分からないという悩みは、忙しい業務の中ではよくあることです。1on1は、部下やメンバーとの信頼関係を築き、パフォーマンス向上やサポートを行うために有効な手段なので、うまく活用できるように工夫することが大切です。以下に、時間がない中でも効果的に1on1を進めるためのポイントと、話すべき内容やアドバイス方法についてアドバイスを提供します。
1. 目的を明確にする
1on1の目的をはっきりさせることで、時間が限られていても効果的に進められます。1on1は、上司が業務の進捗を確認する場ではなく、部下やメンバーの成長や悩みのサポートを行う場です。主に以下のような目的を念頭に置くと良いでしょう：
- メンバーの成長やキャリア目標のサポート
- 課題や悩みの共有による解決策の提案
- 日常の業務や人間関係でのストレス軽減
- 上司としてのフィードバックやアドバイスの提供
2. 時間を効率的に使うための工夫
時間がない場合でも、短時間の1on1を定期的に行うことで効果が期待できます。例えば、15〜20分の短いミーティングを定期的に設けることで、効率よく話を進められます。また、1on1の前に簡単なアジェンダを共有することで、話す内容をお互いが把握し、時間を無駄にしないようにできます。
時間を確保するための工夫：
- 定期的なスケジュール化：あらかじめ予定を立てておくと、無理なく時間を確保できます。週に1回15分など、短時間でも良いので定期的に行いましょう。
- デジタルツールを活用：対面が難しい場合、チャットやメールでのやり取り、またはビデオ会議ツールを活用して、効率よく話す機会を作ります。
3. 何を話せばいいか分からない時のガイドライン
1on1で何を話せばいいか分からない場合でも、次のようなテーマを元に話を進めると、部下のサポートがしやすくなります。
1on1で話すべきテーマ：
- 最近の業務の振り返り：成功したこと、困っていること、今後の挑戦について聞いてみましょう。「最近、うまくいったことは？」「何か困っていることはない？」など、具体的な質問をすると話しやすいです。
- 今後の目標：中長期の目標やキャリアについて話し合い、どのようにサポートできるかを検討します。「この1ヶ月でどんなことを成し遂げたい？」や「キャリア的にどんな方向に進みたい？」といった質問が有効です。
- フィードバックの提供：良かった点や改善点を具体的に伝えます。フィードバックはポジティブな面も含めると、モチベーションが上がりやすくなります。
- 個人的な悩みやストレスの共有：業務上だけでなく、個人的な悩みやストレスについても聞いてみます。メンバーが話しやすい環境を整えましょう。「最近、仕事外でストレスを感じていることはある？」などの質問も役立ちます。
4. アドバイスの方法
アドバイスをどうすればいいか分からない場合、次のステップに従うと効果的です。
アドバイスを行う際のポイント：
- 部下の話をよく聞くこと：まず、相手の話をしっかり聞きましょう。相手が何に困っているかを把握せずにアドバイスをするのは、効果が薄いです。聞くことで信頼関係が強まり、的確なアドバイスが可能になります。
- 質問をして相手に考えさせる：すぐにアドバイスをするのではなく、質問を通じて相手に考えさせることが効果的です。「それを解決するために、どうしたらいいと思う？」など、考えるきっかけを提供しましょう。
- 具体的なアドバイスを短く伝える：アドバイスはシンプルかつ具体的に伝えることが大切です。「次回はこの方法を試してみては？」など、具体的な提案を一つか二つに絞ると相手にとって実行しやすいです。
5. フォローアップの重要性
1on1ミーティング後に、話し合った内容やアドバイスをもとに、フォローアップを行います。次の1on1では、「前回のアドバイスを試してみてどうだった？」と聞き、進捗や結果を確認します。これにより、相手が話したことがしっかりとフォローされていると感じ、信頼が深まります。
6. 1on1を軽く捉える
1on1を完璧にこなそうとすると、プレッシャーになりがちですが、肩の力を抜いてシンプルに捉えることが重要です。1on1は、日常的なコミュニケーションを深める場として、相手の成長を見守り、困りごとに対処する機会です。完璧である必要はなく、対話の機会を大切にすることが大事です。
まとめ
時間がない中でも効果的に1on1を行うためには、目的を明確にし、短時間でも定期的に行うことが重要です。何を話すか迷ったときは、業務の振り返り、目標、フィードバック、個人的な悩みを話題にし、相手に考えさせる質問を投げかけることで良い対話が生まれます。また、アドバイスはシンプルで具体的にし、フォローアップも忘れずに行うことで、1on1の効果を最大化できます。
